ALGEMENE VOORWAARDEN – RETREAT FEMININE LEADERSHIP

Square of Life (SoL)

Artikel 1. Algemeen & Toelating
1.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op de organisatie van de Retreat Feminine Leadership in Zuid-Afrika door Square of Life (hierna: SoL) en op alle overeenkomsten tussen SoL en de deelnemer.

1.2 De retreat is een hoogwaardig, intensief en beroepsgericht programma gericht op persoonlijk en professioneel leiderschap. Om de diepgang van het programma en de synergie binnen de groep te waarborgen, richt de retreat zich op vrouwen met een HBO/WO werk- en denkniveau en relevante (leidinggevende of ondernemers-) werkervaring. De wederzijdse passendheid wordt voorafgaand aan de inschrijving verkend tijdens een telefonisch kennismakings- en intakegesprek.

1.3 SoL is een CRKBO-geregistreerde instelling. De opzet, het aantal contacturen en de inhoud van dit programma voldoen aan de kwaliteitseisen voor beroepsopleidingen.

1.4 SoL verplicht zich tot het leveren van hoogwaardige kwaliteit. De voorbereiding en uitvoering van de retreat geschieden naar het beste vermogen en de expertise van de trainers van SoL.

1.5 Tijdens de retreat wordt gewerkt met persoonlijke levensverhalen. Dit vraagt om een veilige omgeving. SoL behandelt alle informatie van deelnemers met de grootste zorgvuldigheid en vertrouwelijkheid, en verwacht deze discrete houding ook expliciet van alle deelnemers. Zie tevens onze Privacyverklaring.

Artikel 2. Definities
2.1 SoL: Square of Life, de organisator van de retreat. RFL: Retreat Feminine Leadership

2.2 Deelnemer: De natuurlijke persoon of rechtspersoon die de overeenkomst met SoL aangaat en/of daadwerkelijk deelneemt aan de retreat.

2.3 Retreatsom: De totale kosten die de deelnemer aan SoL verschuldigd is voor deelname aan de retreat, zoals gespecificeerd in de overeenkomst/factuur.

Artikel 3. Inschrijving & Bedenktermijn
3.1 Aanmelding voor de retreat start met een verzoek tot een telefonisch kennismakingsgesprek via de website of per e-mail.

3.2 Na het positief afgeronde gesprek kan de deelnemer inschrijven via het digitale inschrijfformulier op de website van RFL. De overeenkomst komt definitief tot stand zodra SoL het volledig ingevulde formulier heeft ontvangen en schriftelijk (per e-mail) heeft bevestigd.

3.3 Bedenktermijn: Consumenten (particulieren) hebben een wettelijke bedenktermijn van 14 dagen vanaf de datum van de definitieve inschrijving, waarbinnen de boeking kosteloos en zonder opgave van redenen kan worden geannuleerd. Dit herroepingsrecht geldt niet voor inschrijvingen die worden gedaan vanuit een bedrijf, organisatie of als ZZP'er.

Artikel 4. Inhoud & Inclusief van de Retreat

• De retreatsom omvat uitsluitend de volgende onderdelen:
• Persoonlijke intentie-call ter voorbereiding.
• Twee shuttles op vaste, vooraf gecommuniceerde tijden van en naar de luchthaven van Kaapstad (CPT).
• Zeven (7) overnachtingen op de geselecteerde retreatlocatie in Zuid-Afrika.
• Volledig verzorgd biologisch & vegetarisch menu (ontbijt, lunch, diner) inclusief snacks en geselecteerde drankjes.
• Diepgaande groepsworkshops en transformatieve ceremonies (6 dagen x 4 contacturen).
• Moon ritual, ochtendpilates en meditatiesessies (8 x 30 minuten).
• Begeleide natuurhikes, een kookworkshop en een schildermiddag.

Artikel 5. Wachtlijst
5.1 Om de diepgang en kwaliteit te waarborgen, geldt er een strikt maximum van 10 deelnemers.

5.2 Indien de retreat volgeboekt is, kan de deelnemer op een wachtlijst worden geplaatst. Mocht er een plaats vrijkomen, dan benadert SoL de kandidaten op volgorde van aanmelding.

Artikel 6. Betalingsvoorwaarden
6.1 SoL brengt de retreatsom in rekening middels een digitale factuur.

6.2 Bij boeking is een niet-restitueerbare aanbetaling van €250,- vereist om de plek te reserveren. Dit bedrag wordt direct verrekend met de totale reissom.

6.3 Voor de resterende betaling gelden de volgende drie opties (te selecteren bij inschrijving):

• Optie 1 (In één keer): Voldoen van het volledige bedrag direct binnen 14 dagen na factuurdatum.
• Optie 2 (In termijnen): 50% van de reissom binnen 14 dagen na boeking en de resterende 50% uiterlijk op 15 augustus 2026.
• Optie 3 (Persoonlijk plan): Een afwijkend betalingsschema in onderling, schriftelijk overleg met SoL.

6.4 In alle gevallen geldt dat de volledige retreatsom uiterlijk 4 weken voor aanvang van de retreat volledig op de bankrekening van SoL moet zijn bijgeschreven. 6.5 Indien de betaling door een werkgever of derde partij wordt voldaan, blijft de deelnemer te allen tijde persoonlijk verantwoordelijk voor de tijdige betaling van de volledige factuur.

Artikel 7. Vliegtickets, Reisdocumenten & Verzekeringen (BELANGRIJK)
7.1 Het boeken en betalen van de vliegtickets naar en van Kaapstad is de volledige eigen verantwoordelijkheid van de deelnemer. SoL is op geen enkele wijze aansprakelijk voor kosten, vertragingen, annuleringen of wijzigingen met betrekking tot de vluchten.

7.2 De deelnemer is zelf verantwoordelijk voor het bezit van de juiste en geldige reisdocumenten (zoals een paspoort dat bij terugkomst nog minimaal 30 dagen geldig is en beschikt over ten minste twee lege pagina's).

7.3 Deelnemer is verplicht om een dekkende reisverzekering af te sluiten met werelddekking. Het afsluiten van een annuleringsverzekering wordt door SoL ten zeerste aangeraden.

Artikel 8. Annulering door de Deelnemer
8.1 Annulering van de retreat na de wettelijke bedenktermijn (zoals beschreven in artikel 3.3) dient altijd schriftelijk of per e-mail te geschieden en is pas definitief na een schriftelijke ontvangstbevestiging door SoL.

8.2 Bij annulering door de deelnemer is SoL genoodzaakt de gemaakte kosten en gereserveerde exclusiviteit door te berekenen. De annuleringskosten zijn als volgt opgebouwd:

• Bij annulering tot 12 weken voor aanvang: De deelnemer is uitsluitend de niet-restitueerbare aanbetaling van €250,- verschuldigd.
• Bij annulering tussen 12 en 6 weken voor aanvang: De deelnemer is 50% van de totale retreatsom verschuldigd.
• Bij annulering binnen 6 weken voor aanvang: De deelnemer is 100% van de totale retreatsom verschuldigd.

8.3 Indien de betaling in termijnen is overeengekomen (volgens artikel 6.3), ontslaat een annulering binnen de hierboven genoemde termijnen de deelnemer niet van haar betalingsverplichting van de resterende openstaande percentages.

8.4 Het tussentijds afbreken of niet (volledig) bijwonen van het programma van de retreat geeft geen recht op enige restitutie of vermindering van de retreatsom.

Artikel 9. Wijziging of Annulering door SoL & Overmacht
9.1 Doorgangsgarantie: SoL biedt een doorgangsgarantie voor de retreat.

9.2 SoL behoudt zich uitsluitend het recht voor de retreat te annuleren of te verplaatsen in geval van aantoonbare overmacht (zoals extreme weersomstandigheden, natuurrampen, politieke onrust, epidemieën, of dwingende overheidsmaatregelen in binnen- of buitenland) die de veiligheid van de deelnemers of de uitvoering van de reis onmogelijk maken.

9.3 Regeling bij Overmacht: In geval van overmacht zal SoL in eerste instantie een passend alternatief of een nieuwe datum voor de retreat aanbieden. Indien de deelnemer op de nieuwe datum aantoonbaar niet kan deelnemen, of indien verplaatsing onmogelijk is, heeft de deelnemer recht op restitutie van de reeds aan SoL betaalde retreatsom. Restitutie vindt plaats zodra en voor zover SoL de reeds aanbetaalde gelden van de lokale leveranciers in Zuid-Afrika heeft terugontvangen. SoL is nimmer aansprakelijk voor reeds door de deelnemer gemaakte kosten voor vliegtickets, reisverzekeringen of andere persoonlijke uitgaven.

9.4 Indien SoL door onvoorziene omstandigheden gedwongen is de locatie of het programma tussentijds te wijzigen, verplicht SoL zich om een gelijkwaardig alternatief te bieden dat past bij de opzet en kwaliteit van de retreat.

Artikel 10. Intellectueel Eigendom
10.1 Het auteursrecht en alle overige intellectuele eigendomsrechten op de door SoL ontwikkelde en uitgegeven materialen, hand-outs, opdrachten en digitale content berusten uitsluitend bij SoL, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.

10.2 Deelnemers mogen de materialen uitsluitend voor eigen persoonlijk gebruik gebruiken. Het is niet toegestaan materialen te vermenigvuldigen, te verkopen of te delen met derden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van SoL.

Artikel 11. Beeldmateriaal & Marketing
11.1 Gedurende de retreat kunnen door (of namens) SoL foto- en video-opnames worden gemaakt. Dit materiaal is uitsluitend bedoeld als sfeerimpressie voor de website, social media en toekomstige promotiedoeleinden van RFL.
11.2 Om de vertrouwelijkheid en privacy van de deelnemers te waarborgen, worden video-opnames van sessies of persoonlijke deelmomenten zonder geluid opgenomen en/of gemonteerd, tenzij de deelnemer hier vooraf uitdrukkelijk mondelinge of schriftelijke toestemming voor geeft.
11.3 Door akkoord te gaan met deze algemene voorwaarden verleent de deelnemer toestemming voor het maken en publiceren van dit beeldmateriaal. Indien een deelnemer absoluut niet herkenbaar in beeld wil worden gebracht, dient zij dit voorafgaand aan de retreat schriftelijk kenbaar te maken bij SoL.